下面这些问题有助于构建活动愿景、确定出客户心中的重点、并针对制订预算提供指导。一些支出项目虽然貌似无关紧要，但是如果在活动策划的初始阶段没有计入预算，就会迅速给总预算增加几千甚至几十万美元的意外支出，例如大规模安装时涉及到的工会成本。问卷调查打开了与客户沟通的渠道，它将帮助你制定决策、确定活动的重要元素，并找到符合活动预算的方案。

　　合肥活动策划前期需要完成的细节内容

　　一、活动日期

　　活动在哪一年举办?

　　计划在什么季节举办活动?

　　进行活动策划的期限是多久?

　　计划把活动定在星期几?

　　活动最好在几点钟开始?

　　活动的季节、月份、日期、时间是否会对客人出席活动有影响?

　　二、贵宾：

　　活动中邀请了哪些贵宾?(这可能会增加豪华套间、豪华轿车等项目的费用，必须将其计入预算。

　　三、受邀客人：

　　预计有多少客人参加活动?

　　是否允许客人携带一位伙伴?

　　受邀客人在什么年龄段?

　　受邀客人中是否有儿童?

　　客人是否有特殊需求，例如需要使用残障设施?

　　受邀客人是否住在外地?

　　是否需要招待外地客人并将款待他们的时间在活动前后分别延长?

　　四、请柬：

　　请柬款式不限，还是想使用某些特别的款式?

　　五、活动场地：

　　举办活动的地点在哪里?

　　活动是室内还是室外?

　　是正式活动、休闲活动还是节庆活动?

　　客人的着装。

　　活动地点与客人住宅的距离。

　　六、活动布置：

　　客人到达活动会场时，对会场的第一印象如何?随着活动的进行，是否会有任何变动?

　　七、音乐：

　　选择什么音乐作为迎宾曲?什么音乐作为活动中的伴奏乐?(这样可以确定对活动空间的要求，例如，是否需要留出乐队的位置等)

　　八、灯光照明：

　　灯光应该营造什么氛围?

　　房间里应该洋溢着什么气氛?

　　舞台采用何种照明方式?

　　九、迎宾

　　采取何种迎宾方式?客人前往活动会场的方式是自行前往还是派车去接?客人是乘坐豪华轿车还是其他交通工具?

　　十、摄影

　　摄影、摄像、网上直播是否够专业?

　　由谁负责摄影、摄像、网上直播的工作?

　　摄像的背景是什么?

　　十一、活动流程

　　活动中最重要的因素是什么?

　　活动如何展开?

　　活动持续的时间是多久?

　　十二、活动房间的要求

　　房间如何布置?

　　活动是否不需要客人就座，仅需个别作为以备不时之需?

　　活动是否需要准备桌椅，安排客人就座?

　　如果要提供晚餐，是让客人随意就座，还是为客人安排固定座位?

　　用餐是传统式还是自助式?需要服务生上菜还是自己去取?

　　是在房间内配备吧台，还是由服务生送酒水?

　　是否需要上台进行讲话、演奏、主持或娱乐?

　　是否安排了跳舞?

　　是否需要视听设备，例如背投、等离子电视等?这些设备是否会影响对房间大小的要求?

　　十三、视听设备

　　是否有人发言?

　　是否需要讲台或话筒?

　　在视听方面是否有任何要求?

　　十四、餐饮

　　活动中提供哪类酒水?

　　吧台的酒水是免费还是自费?

　　活动中提供哪种类型的食物?

　　十五、活动散场

　　在活动结束时是否要安排插放特定旋律的乐曲或盛大的闭幕式。